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Type de contrat : Temps plein et Temps partiel
Niveau d´étude :

30/08/2017 - Secrétaire médicale (AP-HP Clamart)



Liaisons hiérarchiques : Cadres Administratifs de pôle Liaisons fonctionnelles : - Les chefs de service, les responsable d?unités, les équipes médicales et paramédicales du centre de médecine et biologie de la reproduction et Centre de Planification et d?Education Familiale - L?ensemble des équipes médicales et soignantes des services prescripteurs du GH - Les équipes administratives et techniques de l?établissement - Le Réseau Ville-hôpital (REVHO) Présentation de la structure et de l'équipe : Poste sur deux services : Aide Médicale à la Procréation ? Plateforme de préservation de la fertilité et Centre de Planification et d?éducation Familiale Horaires de travail : 7h par jour Détails : 08h30-16h00 / 9h - 16h36 Activités Missions générales : La secrétaire prend en charge les secrétariats de deux secteurs : Plateforme de préservation de la fertilité et Centre de Planification et d?éducation Familiale en respectant les principes de déontologie de la profession. Elle traite et coordonne les opérations et les informations médico-administratives du patient. Mission d?accueil (physique et téléphonique) d?informations et d?orientations des patients. Gestion des rendez vous Frappe les comptes rendus de consultations Réalise les actes inhérents à la fonction de secrétaire (photocopie, frappe et archivage de documents, envoie et tri du courrier, envoie de fax et de mails, accueil téléphonique?) Transmet et diffuse les informations nécessaires à un travail d?équipe pluridisciplinaire Aide Médicale à la procréation ? Plateforme de préservation de la fertilité ? Pôle BPPSP L?équipe d?AMP est composée de : 1 PU-PH responsable de l?unité de biologie de la reproduction (0,5 ETP), 2 PH (1,8 ETP) ,3 praticiens attachés (0,6 ETP), 1 cadre de santé (0,5 ETP), 1 interne, 7 techniciens, 2 AMA (1,5 ETP), 1 aide-soignante Missions principales : Dans un souci d?optimisation des pratiques et de leur qualité : - prend en charge les patients adressés dans le cadre de la préservation de la fertilité et du don de gamètes * accueil des patients (accueil physique et téléphonique) / gestion des rendez-vous * création et suivi des dossiers biologiques informatiques et papier (s?assure que les dossiers sont complets ? recherche les documents si besoin) * par délégation, prend en charge le suivi des cryoconservations des gamètes et tissus germinaux (relances annuelles, archivage des réponses) * réalise la saisie de l?activité / établit des tableaux de suivi à l?intention du cadre. * participe à la facturation des actes * s?assure de l?archivage des comptes-rendus, des dossiers, des données biologiques et des transmissions aux médecins prescripteurs Missions secondaires : - gère les communications téléphoniques des responsables d?encadrement ? s?assure des transmissions. - renseigne sur les actes réalisés au laboratoire - réalise les actes inhérents à la fonction de secrétaire : photocopies / frappe et archivage de documents / envois et tri du courrier / envois de fax et de mail / contact téléphonique avec les services prescripteurs et les fournisseurs extérieurs à la demande des responsables d?encadrement? - participe à la gestion du matériel de secrétariat / gère les stocks de consommable de bureautique. - participe à la formation de stagiaires et à l?accueil de visiteurs - participe à la traçabilité des actes et à l?actualisation du système qualité au laboratoire (Kalilab) - participe aux missions de vigilances du service (Bonne Pratiques, équipements?) - transmet et diffuse les informations nécessaires à un travail en équipe pluridisciplinaire - participe aux réunions de service - participe aux travaux de recherche et aux missions d?enseignement du service - participe au rapport d?activité annuel transmis à l?Agence de la Biomédecine - participe aux missions d?accueil des patients le samedi matin - assure le remplacement ponctuel de la secrétaire de l?UF de Biologie de la Reproduction. Centre de Planification et d?Education Familiale ? Pôle FAME Le centre de planification familial emploie 1 PH plein temps et 5 PH à temps partiels, 3 conseillères conjugale et familiale, 1 infirmière et 1 aide-soignant - Prise des différents rendez-vous de réorganisation et en urgence (gynécologue et/ou anesthésiste) - Édition d'étiquettes, fiches de présence, attestation de consultation. - Admissions et sorties des hospitalisées - Codage des actes dans le PMSI - Préparation des consultations médicales - Suivi, gestion et archivage des dossiers, transfert dans les services selon les consultations et les hospitalisations. - Collecte, classement et suivi des examens médicaux dans le cadre de la réglementation des documents informatiques et administratifs réglementaires - Enregistrement des fiches de liaisons IVG médicamenteuse dans le cadre de REVHO + bilan annuel et lien avec les médecins conventionnés et le réseau. - Etablir les statistiques annuelles (médicales et CCF) pour le conseil général des Hauts de seine. - Bilan activité CPEF (cs et IVG). - Collecter les présences médicales mensuelles et transfert au bureau du personnel médical. - Établir le planning hebdomadaire des IVG dans le service. - Saisie des IVG sous AG dans IPOP. COMPÉTENCES Maitrise de l?outil informatique et des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook?) Renseigner ses interlocuteurs Sens du service publique S?exprimer clairement vis-à-vis d?interlocuteurs divers et variés QUALITÉS REQUISES Organisé, Dynamique, vigilante, disponible, rigoureuse PREREQUIS Formation à l?accueil CNFPT (Centre National de la Fonction Publique Territoriale) EXPERIENCE CONSEILLEE Expérience antérieure dans le domaine du secrétariat : frappe, accueil? Marion BOUSQUET : CAP du pôle FAME marion.bousquet@aphp.fr Elmadhi OUTAHAR : CAP du Pôle BPPSP elmahdi.outahar@aphp.fr

CARRIERE SANTE RESEAUX
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